resume job design

(Sumber : Perilaku Organisasi – Stephen P. Robbins) dan DR. H. Achmad S. Ruky - SDM Berkualitas)

Resume Job Design

Job design (desain kerja) menjelaskan secara terperinci apa saja “isi” sebuah jabatan atau pekerjaan, dalam arti tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang spesifik terkait dengan sebuah pekerjaan atau jabatan dan hubungan-hubungan organisasionalnya. Rancangan jabatan akan menjadi acuan dan patokan untuk menentukan persyaratan yang harus dipenuhi seseorang yang akan diangkat menduduki jabatan tersebut. Rancangan jabatan atau pekerjaan berkaitan erat dengan aspek pendayagunaan sumber daya manusia.
Rancangan jabatan pada dasarnya menggambarkan secara rinci ”isi” sebuah jabatan atau pekerjaan. ”Isi” yang dimaksud paling sedikit mencakup hal-hal sebagai berikut :
• Tujuan mengapa jabatan itu diadakan atau ”misi jabatan” yang menjelaskan ”yang diharapkan” dari jabatan ini,
• Kegiatan atau tugas-tugas yang harus dilakukan, termasuk didalamnya hubungan-hubungan yang harus dilakukan,
• Kapan kegiatan atu tugas-tugas tersebut harus dilakukan,
• Dimana harus dilakukan,
• Bagaimana kegiatan-kegiatan tersebut harus dilakukan,
• Batas-batas wewenang pemegang jabatan untuk mengambil tindakan dan membuat keputusan tertentu dalam melaksanakan tugas-tugasnya,
• Lokasi kerja : permanen atau sementara,
• Kondisi lingkungan fisik tempat kerja,
• Ciri-ciri khusus pekerjaan (misalnya jam kerja yang tidak teratur, banyak perjalanan ke luar kota dan lain-lain).
Bila sebuah satuan kerja baru dibentuk atau sebuah jabatan atau pekerjaan diciptakan, pimpinan satuan kerja tersebut atau yang menciptakannya seharusnya membuat lebih dahulu sebuah rancangan jabatan yang biasanya ditulis dalam bentuk uraian jabatan. Rancangan jabatan yang digunakan untuk kegiatan rekrutmen seringkali juga disebut ”profil jabatan atau pekerjaan”. Sebuah profil jabatan akan membantu petugas rekrutmen dan manajer lini yang akan menggunakan tenaga kerja untuk menjelaskan pekerjaan tersebut secara rinci kepada para kandidat sebelum proses seleksi dimulai. Bersama-sama dengan profil kandidat, profil jabatan juga sangat membantu dalam merancang iklan lowongan pekerjaan.
Sebuah rancangan jabatan dapat berkisar dari rancangan yang disebut sebagai ”uraian jabatan mini” yang hanya berisis identitas jabatan dan tugas-tugas yang harus dilakukan sampai ”uraian jabatan yang sangat lengkap’.
Pada dasarnya, rangkaian jabatan dan uraian jabatan dibuat untuk salah satu kegunaan utama, atau kombinasi dari dua atau beberapa kombinasi dari lima kegunaan utama, yaitu :
• Sebagai Panduan Kerja
• Standar atau Acuan untuk Menilai Kinerja Karyawan
• Acuan untuk Menetapkan Persyaratan Jabatan
• Sebagai Dasar untuk Program Evaluasi Jabatan
• Sebagai Dasar untuk Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan
• Untuk Dasar bagi Audit Organisasi dan Tata Kerja

Job design terbagi atas :

1. Job specialization (Spesialisasi kerja) untuk mendeskripsikan sampai tingkat mana tugas dalam organisasi dipecah – pecah menjadi pekerjaan – pekerjaan yang terpisah. Hakikat spesialisasi kerja adalah keseluruhan pekerjaan tidak dilakukan aleh satu individu saja, seluruh pekerjaan itu dipecah – pecah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan aleh individu yang berlainan. Pada hakikatnya, individu – induvidu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian kegiatan tertentu, bukannya mengerjakan seluruh kegiatan.

2. Job expansion

Terbagi atas :

· Job rotation (rotasi pekerjaan)

Jika karyawan menderita rutinisasi yang berlebihan atas pekerjaan mereka, salah satu alternatifnya adalah menggunakan rotasi pekerjaan. Jika kegiatan tertentu tidak lagi menantang, karyawan itu dipindahkan ke pekerjaan lain, pada tingkat yang sama, yang mempunyai persyaratan keterampilan yang serupa. Kekuatan rotasi pekerjaan adalah mampu mengurangi kebosanan dan meningkatkan motivasi lewat keanekaragaman kegiatan karyawan. Tentu saja itu dapat juga mempunyai manfaat tidak langsung bagi organisasi, karena para karyawan dengan rentang keterampilan yang lebih lebar memberi manajemen lebih banyak kelenturan dalam menjadualkan kerja, menyesuaikan diri dengan perubahan, dan mengisi kekosongan personalia. Di pihak lain, rotasi pekerjaan juga memiliki kekurangan. Biaya pelatihan meningakat, dan produktivitas berkurang karena memindahkan Apekerja ke posisi baru tepat ketika efisiensinya pada pekerjaan yang lama menciptakan nilai ekonomi organisasi. Rotasi pekekerjaan juga menciptakan gangguan. Anggota kelompok kerja harus menyesuaikan diri dengan adanya karyawan baru. Penyelianya mungkin juga harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk menjawab pertanyaan dan memantau pekerjaan karyawan yang baru saja dirotasikan.

· Job enlargement (pemekaran pekerjaan)

Job enlargement adalah gagasan mempperluas pekerjaan secara horizontal. Menambah jumlah dan keanekaragaman tugas yang dikerjakan oleh individu menghasilkan pekerjaan dengan keanekaragaman yang lebih banyak.

· Job enrichment mengacu pada perluasan pekerjaan secara vertikal. Perluasan ini menambah tingkata sehingga pekerja itu mampu mengendalikan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kerjanya. Pekerjaan yang diperkaya mengorganisasi tugas – tugas sedemikian sehingga memungkinkan pekerja itu melakukan kegiatan lengkap, meningkatkan kebebasan dan ketidaktergantungan karyawan itu, meningkatkan tanggung jawab, dan memberikan umpan balik, seorang individu akan mampu menilai dan mengoreksi kinerjanya sendiri.

· Self-directed teams
Kelompok yang memberikan kuasa kepada individu untuk bekerja bersama dalam mencapai tujuan bersama.
- Alasan terciptanya Keefektifan :
o Adanya pemberian kuasa kepada karyawan.
o Adanya karakteristik inti pekerjaan
o Memenuhi kebutuhan psikologi

· Motivation and incentive system

1. Manajemen Ilmiah Taylor (1911)
Pekerja sebagian besar dimotivasi oleh uang

2. Maslow’s theory (1943)
Orang dimotivasi oleh hirarki kebutuhan termasuk didalamnya adalah uang

3. Herzberg (1959)
Uang dapat memberikan efek tidak puas atau netral

· Work method and ergonomic
• Studi tentang kerja
• Termasuk penghubung manusia-mesin
Contoh :
o Mouse
o Keyboard
• Tujuan Utama
o memaksimalkan efisiensi Karyawan
o memperbaiki kesehatan dan keselamatan kerja
o menganjurkan agar pekerja aman (comfort), nyaman (convenience) dan semangat.
o Memaksimalkan bentuk (performance) kerja yang menyakinkan.