HUMAN RESOURCE AUDIT (AUDIT KEPEGAWAIAN)
Sumber : Manajemen Sumber Daya Manusia Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA
Sumber : Human Resource Management Robert L. Mathis – John H. Jackson Edisi 10
Satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia tidak seyogiaya luput dari kegiatan audit karena tidak mustahil terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan berbagai kebijakan yang dirumuskan pun tidak selalu tepat, atau paling sedikit perlu peninjauan kembali karena tidak sesuai lagi dengan perkembangan yag terjadi baik di dalam maupun diluar organisasi. HR audit adalah usaha riset formal yang mengevaluasi keadaan saat ini manajemen SDM dalam sebuah organisasi.
Jika audit diselenggarakan dan penilaian atas hasil audit tersebut dilakukan dengan tepat, permasalahan dapt dideteksi dengan dini dan langsung dapat diatasi sebelum menjadi serius. Audit juga dapat memberikan sumbangan penting dalam pemeliharaan hubungan yang serasi antar bagian kepegawaian dengan para manajer teknikal dan fungsional.
Audit SDM dimulai dengan sebuah penentuan oleh manajemen akan sasaran untuk area SDM. Audit tersebut kemudian membandingkan kondisisebenarnya dari aktivitas SDM dengan sasaran ini, dalam area seperti :
· Pemenuhan secara hukum (EEO, OSHA, FSLA, Privasi, ERISA, FMLA)
· Deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang ada sekarang
· Proses perekrutan dan seleksi yang valid
· Sistem upah / gaji dan tunjangan
· Ukuran ketidakhadiran dan kontrol perputaran
· Usaha pelatihan dan pengembangan
· Sistem manajemen kinerja
· Kebijakan buku pedoman karyawan
· Masalah kesehatan, keselamatan, dan keamanan.
Pentingnya melakukan audit kepegawaian dapat disoroti dari paling sedikit dua sudut pandang, sebagai berikut :
- Untuk kepentingan pemenuhan berbagai ketentuan perundang – undangan yang berlaku. Audit terhadap kegiatan bagian kepegawaian akan menghasilkan informasi tentang apa yang dilakukan dalam organisasi yang menyangkut berbagai ketentuan normatif tersebut.
- Salah satu komponen biaya yang harus dipikul oleh oleh setiap organisasi adalah imbalan yang diberikan kepada para pekerja. Imbalan ini bukan hanya dalam bentuk upah atau gaji, melainkan keseluruhan beban fiansial sebagai akibat diberlakukannya sistem imbalan tertentu dalam organisasi. Dalam menerapkan sistem imbalan ini berbagai prinsip seperti prinsip keadilan, perbandingan dan kewajaran perlu diperhatikan.
Suatu audit mengenai sistem imbalan yang diterapkan perlu dilakukan karena :
a. Apabila jumlah dan jenis imbalan yang diberikan kepada pekerja terlalu besar, beban finansial dapat menjadi sedemikian beratnya sehingga mungkun tidak dapat dipikul oleh organisasi.
b. Apabila jumlah dan jenis imbalan itu terlalu kecil, banyak dampak negatif yang mungkin timbul sepeti ketidakpuasan pegawai, tuntutan perbaikan nasib yang adpat mengganggu jalannya roda organisasi, tingkat kemangakiran yang tinggi, keinginan pindah kerja dan berbagai masalah lainnya.
- Karena kegiatan bagian kepegawaian sangat berpengaruh terhadap seluruh aspek kekaryaan para pegawai, berbagai kegiatan tersebut mutlak diaudit guna lebih menjamin :
- Agar seluruh kegiatan satuan kerja tersebut mendorong cara kerja yang efisien, efektif dan proaktif
- Agar hubungan antar pekerja, antar satuan kerja dan antar para pekerja dengan kelompok manajemen serasi dan selaras.
- Agar berbagai kebijaksanaan yang dirumuskan dan dilaksaakan memperkaya mutu kekaryaan para pekerja dalam organisasi.
Berarti berbagai langkah yang diambil harus mencakupberbagai segi kekaryaan. Artinya tidak hanya mencakup bidang karier, akantetapi juga kesehatan, keadaan keuangan, minat pribadi para karyawan, termasuk kesejahteraan fisik dan mental mereka apabila kelak mereka dipensiunkan.
Agar audit kepegawaian mencapai sasarannya, perlu dipahami berbagai manfaat yanga dapat dipetik daripadanya, seperti :
1. Identifikasi yang tepat tentang sumbangan yang dapat dan harus diberikan oleh bagian kepegawaian kepada organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.
2. Menumbuhkan citra proesional dari bagain kepegawaian, bukan hanya kerena mampu merumuskan kebijaksanaan yang tepat, tetapi juga karena peranannya menjembatani kepentingan para pekerja dengan kepentingan organisasi sebagai keseluruhan.
3. Mendorong para pejabat dan petugas pengelola sumber daya manusia meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya.
4. Kejelasan tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian kepegawaian agar tidak terjadi tumpang tindih dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab para manajer fungsional dan operasional, yang dalam banyak organisasi sering menjadi salah satu sumber ketidakserasian hubungan kerja.
5. Mendorong keseragaman penerapan berbagai kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
6. Meningkatkan kemampuan bagian kepegawaian bersikap proaktif dalam arti mampu mengantisipasi kemungkinan timbulnya permasalahan dan mengambil langkah – langkah yang diperlukan sedemikian rupa sebelum permasalahan itu berubah menjadi krisis.
7. Menjamin ketaatan organisasi beserta seluruh komponennya kepada berbagai peraturan perundang – undangan yang diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang serta ketentuan – ketentuan yang berlaku khusus bagi organisasi yang bersangkutan.
8. Turut serta memikirkan dan berperan dalam meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja seluruh pekerja.
9. Menciptakan iklim kerja sedemikian rupa sehingga para anggota organisasi siap secara teknikal dan mental menerima perubahan yang terjadi.
10. Menjamin bahwa sistem informasi kepegawaian selalu mutakhir, akurat, dapat dipercayai dan mudah digunakan untuk berbagai kepentingan seperti rekrutmen, perecanaan karier, pembinaan pegawai dan pengembangan sumber daya manusia.
Suatu audit kepegawaian harus komprehensip. Berarti harus mencakup antara lain:
1. Sistem informasi manajemen kepegawaian yang memberikan kejelasan tentang perkiraan perintaan dan penawaran tenaga kerja, inventarisasi pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, bagan pergantian pegawai, standar pekerjaan, uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, pengupahan dan penggajian, penghasilan tambahan dan jasa – jasa bantuan yang diberikan oleh organisasi kepada para anggotanya.
2. Pengadaan tenaga kerja dan pengembangannya yang meliputi berbagai aspek seperti sumber – sumber rekrutmen, tenaga baru yang terjaring, jumlah lamaran, prosedur seleksi yang digunakan, perbandingan antara pelamar dan yang diterima, program pengenalan yang diselenggarakan, kegiatan pelatihan (termasuk jenis dan prosedurnya), hasil pelatihan, data promosi dari dalam dan luar, program perencanaan karier dan upaya pengembangan sumber daya manusia.
3. Pengawasan dan penilaian organisasi di bidang sumber daya manusia. Apa yang dilakukan oleh organisasi dalam mengawasi dan menilai berbagai kegiatan manajemen sumber daya manusia perlu juga diaudit. Audit tersebut dapat meliputi berbagai hal seperti standar dan takaran prestasi kerja, teknik pengukuran prestasi kerja yang digunakan, bentuk – bentuk komunikasi, prosedur pengenaan sanksi, prosedur memperkenalkan dan mewujudkan perubahan dan pengembangan organisasi, ketaatan pada peraturan perundang – undangan, cara – cara penyelesaian pertikaian perburuhan dan faktor – faktor lain yang ada kaitannya dengan pemeliharaan hubungan kerja dan industrial
PENELITIAN SEBAGAI ALAT AUDIT KEPEGAWAIAN
Instrumen audit yang paling lumrah digunakan adalah penelitian yang bersifat terapan karena hasilnya harus segera dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan prestasi kerja bagian kepegawaian meskipun akhirnya mungkin bermanfaat bagi para ilmuwan untuk mengembangkan teori baru tentang manajemun sumber daya manusia.
Terdapat lima pendekatan penelitian yang bisa digunakan, yaitu :
- Pendekatan perbandingan
Pada intinya bahwa peneliti menentukan suatu satuan kerja tertentu yang dinilai berprestasi tinggi sebagai model dan bagian – bagian lain yang diteliti dibandingakan dengan model tersebut. Data – data yang diperoleh tentang berbagai aspek yang diteliti, seperti tingkat kemangkiran, kepuasan kerja, masa jabatan, tingkat penghasilan memberi petunjuk tentang berbagai masalah yang perlu dipecahkan, kebijakan yang perlu ditinjau kembali dan prosedur yang mungkin perlu disempurnakan.
- Pendekatan penggunaan konsultan
Konsultan dapat menentukan sendiri standar prestasi tertentu untuk kemudian dibandingkan dengan situasi nyata dalam organisasi yang diteliti. Cara lainya yaitu dengan menggunakan berbagai hasil penelitian yang telah diterbitkan yang mengandung informasi yang relevan bagi tugas audit yang sedang dilakukan. Standar dan informasi itulah yang digunakan sebagai tolak ukur untuk melihat dalam situasi yang bagaimana organisasi berada sekaligus memberi petunjuk segi – segi kepegawaian apa yang perlu mendapat perhatian.
Jika suatu organisasi hendak menggunakan jasa konsultan, ada empat hal yang harus diperhatikan :
a. Kerangka acuan tugasnya harus dibuat seeksplisit mungkin. Dengan demikian tidak terjadi perbedaan persepsi dan interpretasi tentang apa yang harus dikerjakan da diselesaikan.
b. Manajemen puncak harus dapat menjamin bahwa akses terhadap informasi yang diperlukan benar – benar terbuka. Artinya, jika konsultan ingin memperoleh informasi dari pihak – pihak yang berkepentingan, harus terbuka jalan dan dengan mudah mendapatkan informasi tersebut.
c. Konsultan perlu menjalani proses orientasi sehingga mereka betul –betul mengenal organisasi dilihat dari berbagai segi seperti filsafatnya, tujuan dan sasarannya, produknya, mekanisme kerjanya, berbagai kebijakan yang dianut, kulturnya dan nilai dominannya. Dengan demikian para konsultan dapat melakukan diagnosa dan analisis yang tepat yang pada gilirannya berakibat pada rekomendasi yang tepat pula.
d. Manajemen puncak perlu menyadari bahwa betapa pun tingginya kemampuan kerja konsultan, peranannya tetap sangat terbatas (yaitu mengusulkan langkah – langkah perbaikan) sedangkan keputusan untuk bertindak atau tidak tetap berada di tangan manajemen.
- Pendekatan statistika
Tim audit kepegawaian dapat menggali informasi yang diperlukannya dari sistem informasi yang sudah dimiliki oleh organisasi dan melakukan analisis yang diperlukan yang hasilnya dinyatakan dalam angka – angka. Dari data – data tersebut manajemen dapat menarik kesimpulan dan kemudian atas dasar kesimpulan tersebut mengambil langkah – langkah tertentu.
- Pendekatan ketaatan
Merupakan hal yang wajar dan perlu untuk menjadikan ketaatan kepada berbagai ketentuan yang bersifat normatif tersebut sebagai salah satu obyek penelitian dalam rangka audit kepegawaian. Sungguh banyak segi kekaryaan yang perlu diteliti seperti rekrutmen dan seleksi yang tidak diskriminatif, sistem imbalan, pengenaan sanksi disiplin, praktek – praktek promosi, pemilihan peserta program pendidikan dan pelatihan, penempatan dalam jabatan manajerial dan lain sebagainya.
- Pendekatan ”MBO” (management by Objective)
Penerapan “MBO” didasarkan pada prinsip “satu langkah ke bawah” dengan skenario sebagai berikut :
- Karena sorotan perhatian dalam ”MBO” adalah penentuan sasaran dan cara mencapainya, pada mulanya pada tingakat manajemen puncak dibahas dan ditetapkan sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi sebagai keseluruha.
- Berdasarkan prinsip ”Satu langkah kebawah” masing – masing anggota manajemen puncak, membahas dan menetapkan sasaran departemental yang ingi dicapai oleh satuan kerja yang dipimpin oleh direktur yang bersangkutan.
- Masing – masing manajer mengumpulkan para manajer yang lebih rendah dan membicarakan masalah tersebut pada mereka serta menetapkan sasaran yang ingin dicapai oleh satuan kerja yang lebih kecil lagi.
- Demikian seterusnya hingga pada tingkat individual yang juga mengambil keputusan sendiri tentang sasaran yang ingin ia capai.
Jika para peneliti menggunakan pendekatan ini dalam melakukan audit kepegawaian yang terjadi ialah para peneliti membandingkan hasil yang nyatanya dicapai dengan sasaran yang telah ditetapkan. Yang menjadi obyek penelitian adalah berbagai kegiatan di bidang kepegawaian. Hasil penelitian itilah yang dijadikan bahan untuk mengambil langkah – langkah perbaikan apabila diperlukan.
BERBAGAI INSTRUMEN PENELITIAN
Ada empat teknik yang lumrah digunakan dalam penelitian, yaitu :
1. Wawancara
Untuk kepentingan audit kepegawaian, wawancara diselenggarakan oleh tim peneliti dengan dua pihak, yaitu (1) Para manajer dan karyawan dalam organisasi, (2) Para karyawan yang sudah mengambil keputusan berhenti dan pindah bekerja ke organisasi lain.
Wawancara yang diselenggarakan dengan para manajer operasianal dimaksudkan untuk memperoleh tanggapan, pandangan dan saran mereka tentang berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia.Wawancara dengan para karyawan dimaksudkan untuk memperoleh pandangan, saran dan mungkin kritik tentang pengelolaan sumber daya manusia.Wawancara dengan mereka yang telah memutuskan pindah kerja pun sangat penting antara lain untuk menggali informasi tentang berbagai alasan mengapa mereka memutuskan berhenti dan pindah ke organisasi lain, berusaha memperoleh masukan tentang hal – hal yang menurut pendapat mereka perlu diperbaiki tanpa berusaha mengubah keputusan berhenti, agar para karyawan yang berhenti itu tidak bersikap a priori negatif terhadap organisasi yang telah mereka tingalkan.
2. Kuesioner.
Salah satu manfaat penggunaan teknik ini adalah responden tidak diharuskan mengungkapkan identitasnya sehinga jawaban yang diperoleh pada umumnya lebih bersifat obyektif da dinyatakan secara terus terang. Tetapi teknik ini juga memiliki kelemahan, antara lain (a) kemungkinan jawaban yang tidak rasional atau tidak obyektif, justru karena kerahasiaan identitas respondennya, (b) Kemungkinan rendahnya persentase responden yang mengisi dan mengembalikan kuesioner kepada peneliti, (c) Interpretasi responden yang tidak tepat tentang makna pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner.
Untuk kepentingan audit kepegawaian, pertanyaan – pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner dapat dikelompokkan dalam tiga bagian, yaitu pandangan responden tentang pekerjaan mereka, tentang atasan dan tentang para pengelola sumber daya manusia.
3. Arsip kepegawaian
Apabila dokumen kepegawaian tersebut dikelola dengan baik, berbagai informasi dapat digali dari dalamnya seperti keselamatan kerja, kondisi kesehatan para karyawan, jenis, bentuk dan intensitas keluhan, pegupahan dan penggajian, tingkat kemangkiran, tingkat perpindahan, hasil berbagai tes yang pernah diselenggarakan, mutasi kepegawaian, hasil pendidikan dan pelatihan serta hubungan industrial.
4. Informasi Eksternal
Sumber – sumber utama informasi eksternal yang dapat digali antara lain dari instansi pemerintah yang biasa menerbitkan berbagai informasi tentang sumber daya manusia antara lain menyangkut situasi pasaran kerja, survei pengupahan dan penggajian, data keselamatan kerja serta berbagai peraturan perundang – undangan di bidang ketenagakerjaan. Sumber informasi lain ialah kamar dagang dan industri yang biasanya mengumpulkan dan menerbitkan bebagai informasi yang menyangkut berbagai aspek ketenagakerjaan untuk diketahui dan dimanfaatkan oleh para anggotanya, menyangkut norma –norma kepegawaian, tingkat dan jenis perpindahan pegawai, tingkat kemangkiran, sistem imbalan, tingkat pertumbuhan ekonomi, deskripsi pekerjaan yang baku, norma – norma keselamatan kerja, dan berbagai perjanjian antar serikat pekerja dan manajemen dalam rangka pemeliharaan hubungan industrial yang serasi. Selain itu kita juga dapat memperoleh informasi dari berbagai asosisasi seperti menyangkut survei pengupahan dan penggajian, situasi angkatan kerja, kondisi lapangan kerja dan segi – segi lain yang menyangkut ketenagakerjaan.
LAPORAN AUDIT
Ada beberapa hal yang perlu dipehatika dalam menyusun laporan audit, seperti :
- Format apapun yang digunakan, laporan harus tersusun secara sistematik sehingga mudah dipahami oleh berbagai pihak yang berkepentingan.
- Bahasa yang digunakan haruslah sedemikian rupa sehingga tidak mudah menimbulkan interpretasi yang tidak tepat.
- Informasi yang terdapat dalam laporan harus memenuhi persyaratan mutakhir, kelengkapan dan dapat dipercaya.
- Laporan audit yang disusun harus bersifat faktual. Artinya dalam laporan tergambar bukan hanya praktek – praktek manajemen sumber daya manusia yang positif, akan tetapi juga hal – hal yang perlu perbaikan dan penyempurnaan. Ada kalnya penting menekankan hal –hal negatif untuk diperbaiki karena hal – hal itulah yang sering berakibat pada tidak serasinya interaksi antara organisasi dengan para karyawannya.
- Laporan audit, meskipun sifatnya ”melihat kebelakang”, bahan yang terdapat didalamnya harus dapat digunakan untuk berbagai kepentinganmanajemen sumber daya menusia di masa depan.
Bagi para manajer teknikal dan fungsional, seperti manajer pemasaran, manajer keuangan, isi laporan bermanfaat untuk mengetahui hal – hal yang sudah dilaksanakan oleh bidang kepegawaian dengan baik, sekaligus melihat kekurangan – kekurangan yang mungkin masih ada. Dengan demikian pembinaan sumber daya manusia yang dilakukan dalam satuan kerja yang mereka pimpin dapat dilakukan dengan lebih berdaya guna dan lebih berhasil guna. Bagi para pejabat atau petugas yang bertanggung jawab untuk menangani aspek – aspek tertentu manajemen sembur daya manusia, isi laporan tersebut bermanfaat untuk kepentingan perencanaan ketenagakerjaan, rekrutmen, seleksi, perencanaan karier, sistem imbalan, pendidikan dan pelatihan dan pemeliharaan hubungan industrial yang serasi. Bagi manajer sumber daya manusia, isi laporan bermanfaat untuk kepentingan penilaian atas hal – hal yang sudah terjadi, untuk menumbuhkan sikap yang proaktif yang berorientasi ke masa depan karena organisasi selalu dihadapkan kepada berbagai jenis perubahan, tidak hanya dibidang teknikal manajemen sumber daya manusia, akan tetapi juga dalam berbagai bidang lain. Tujuan dari itu semua bermuara pada peningkatan mutu hidup para pekerja sesuai dengan harkat dan martabatnya.
